Google et ses services en entreprise

Utiliser Google et ses services en entreprise

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e géant du web offre une panoplie de services à ses utilisateurs qui peuvent être intégrés à votre entreprise pour améliorer le travail d’équipe. Bien connu pour son service de courriel, Gmail, d’autres applications en ligne comme Documents et Drive comportent des fonctionnalités très intéressantes. Drive et Documents sont à utiliser conjointement. Drive, signifiant “disque dur” vous propose un espace de stockage en ligne. Vous pouvez enregistrer des documents et des dossiers, y accéder depuis un autre endroit et les partager avec vos collègues. Vous êtes également en mesure de contrôler les permissions des autres utilisateurs auxquels vous partager du contenu. La suite Documents met à votre disposition des outils similaires que ceux proposées par la suite Office de Microsoft. Vous pourrez donc utiliser une application de traitement de texte, un tableur, créer des présentations, envoyer des sondages et bien d’autres fonctionnalités. Le principal avantage d’utiliser cette suite est qu’elle a été conçue pour le travail d’équipe. Concrètement, vous pouvez travailler dans le même document qu’un collègue, voir ce qu’il écrit en temps réel, commenter son travail et discuter avec lui. Les sauvegardes sont faites automatiquement et il est possible aux collaborateurs de voir les dernières modifications, les auteurs de celles-ci et de parcourir parmi les différentes révisions de ce document.

Cas d’utilisation et avantages concrets en entreprise

Synchronisation: Tout le monde utilise la version la plus récente d’un document. Vous n’aurez plus à chercher avec vos partenaires qui a fait les dernières modifications et attendre son courriel, personne n’effectuera deux fois la même tâche et vous pouvez surveiller voire mesurer la collaboration des différents membres de votre équipe.

Accessibilité: Tous peuvent accéder à ces services depuis un ordinateur, un portable, une tablette et même un téléphone intelligent doté d’une connexion Internet. Il est plus facile que jamais de travailler avec une équipe à l’international ou sur un fuseau horaire différent.

Prix: Gratuit! À moins que vous n’optiez pour la suite Entreprise, qui offre plus d’espace de stockage et quelques fonctionnalités supplémentaires, les outils mentionnés dans cet article sont totalement gratuits et sont disponibles à tous ceux et celles qui possèdent un compte Google. Si vous n’avez pas encore de compte, l’inscription est rapide et sans frais.

Intégration en entreprise

Les outils brièvement expliqués ci-haut sont totalement gratuits, assez intuitifs et relativement faciles à intégrer en entreprise. Cependant, plusieurs négligent le facteur humain ce qui résulte souvent par l’abandon du projet puisque certains membres sont réticents aux changements. Votre équipe n’est probablement pas composée exclusivement d’as de l’informatique! Nous vous conseillons de communiquer avec nous pour gérer un changement progressif dans votre entreprise et assurer la formation adéquate de tout le personnel. Ces outils sont à leur meilleur lorsqu’ils sont utilsés par toute votre organisation. Assurez-vous que tous aient à leur disposition les moyens d’utiliser ces applications qui peuvent augmenter drastiquement votre productivité lors du travail collaboratif.

Cet article ne couvre que quelques outils proposés par Google pour les entreprises. Bien d’autres fonctionnalités offertes par le moteur de recherche et autres gros acteurs sont importantes pour le succès d’une organisation. Jetez un oeil à notre page sur les solutions 2.0 pour en savoir plus.

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